Outlook fonctions avancées
Objectifs opérationnels
A l’issue de la formation, le stagiaire sera en capacité :
– de communiquer efficacement à l’aide de la messagerie Outlook
– d’optimiser la gestion de son courrier (règles, mises en forme conditionnelles…)
– de partager des informations dans Outlook (calendriers, contacts)
Public
Toute personne utilisatrice d’Outlook
Effectif : de 1 à 6 personnes
Durée
1 jour – 7 heures
Pré-requis
Maîtriser les fonctions de base d’Outlook
Méthodes pédagogiques
Recueil des attentes des stagiaires
Apports théoriques étayés par de nombreux exercices pratiques
Moyens et techniques pédagogiques
Support de cours remis à chaque stagiaire
Dispositif de suivi et d'évaluation
Evaluation en cours d’acquisition qui peut être faite, selon le contenu de la formation, sous forme :
Quiz, exercice pratique, étude de cas, jeux de rôles…
Questionnaire de fin de formation
Evaluation de satisfaction
Profil du formateur
Nos formateurs et consultants sont choisis pour leurs expertises métiers et leurs compétences pédagogiques
Contenu
Rappel sur l’environnement d’Outlook
Les modes d’affichage – Modifier la disposition des volets et barre des tâches
Les options d’Outlook
La messagerie
Créer et envoyer un message – Options d’envoi (CC, CCI, suivi…)
Utiliser l’outil QuickPart pour mémoriser un élément réutilisable
Insérer une pièce jointe à un message – Gérer une pièce jointe
Répondre à un message – Transférer un message
Demander un accuser de lecture, de réception
Créer, utiliser une signature
Gérer les messages reçus et la boîte de réception
Trier, rechercher, filtrer, déplacer, supprimer des messages
Gérer le courrier indésirable
Créer des dossiers de classement – Archiver des dossiers
Classer le courrier reçu (Actions rapides, règles)
Notifier une absence (Exchange server)
Appliquer une mise en forme conditionnelle à un expéditeur, un type de message
Les contacts et le carnet d’adresses
Saisir, modifier, supprimer un contact
Créer un contact à partir de son message reçu
Utiliser une liste de distribution (groupe de contacts)
Réaliser un publipostage à partir des contacts
Le calendrier
Modifier l’affichage du calendrier
Créer, modifier, supprimer un rendez-vous
Créer un rendez-vous périodique
Créer une demande de réunion et répondre à une demande de réunion
Permettre à d’autres utilisateurs de visualiser, de renseigner son calendrier
Ajouter plusieurs calendriers
Imprimer
Les tâches
Créer une tâche simple : définir l’échéance, l’état d’avancement, le niveau de priorité
Suivre l’avancement d’une tâche et paramétrer les options de suivi
Affecter une tâche à une personne – Répondre à une demande de tâche
Exporter / Importer
Un fichier de données – Les règles de messagerie
